در موسسه پرتو مهر هر نوع سند، نامه اداری، پرونده، روزنامه، فیلم، صوت و تصویر، گزارش و … که توسط این موسسه تولید شده باشد و فرآیند اداری آن به پایان رسیده باشد و بخواهد از چرخه اداری خارج شود اما دارای اهمیت باشد، به طوری که می بایست در آینده به آن رجوع و یا استناد کرد توسط واحد بایگانی ثبت و بایگانی می شود. پرونده فرزندان تحت نظر موسسه که شامل اطلاعات کامل خود و خانواده آنهاست نیز در بایگانی موسسه نگهداری می شود.